Brauchen wir traditionelle Berichte noch?

Projekte sind gleichbedeutend mit Berichten! Viele Projektteams sind verpflichtet, wöchentliche oder monatliche Berichte zu erstellen. Dies passiert aufgrund des Vertrages oder der Förderbedingungen oder eben als Teil der internen Berichtsvorgaben. Das bringt aber Herausforderungen:

• Die enthaltenen Daten sind nicht mehr aktuell.
• Die meisten Berichte nützen Standardformulare, neben der Aktualisierungen finden sich immer eine Menge redundanter Information.
• Die Adressaten der Berichte haben meist nicht die Zeit diese zu lesen.
• Die Informationen sind so geschrieben, dass sie dem Narrativ des Schreibers entsprechen.
• Gute Berichte sind zeitintensiv und teuer in der Erstellung.

Deshalb brauchen wir traditionelle Berichte noch? Entwicklungen im Datenmanagement bieten weitaus nützlichere Lösungen, bei der Echtzeitinformationen den Personen zur Verfügung gestellt werden, die dies jetzt wirklich wissen müssen. Die meisten Informationen eines Projekts werden in verschiedenen Softwaretools aufgezeichnet. Mit ein wenig Organisation können die Daten in Echtzeit in ein Projektmanagement-Softwaresystem übertragen werden. Das Ergebnis: Ein Dashboard, das zeigt, was in Echtzeit passiert, besser als die meisten anderen, sorgfältig bearbeitete „Executive Summary“.

Haben Berichte noch eine Bedeutung? Ich sage meistens ja. Berichte werden benötigt, um etwas zu erklären oder die Ergebnisse einer Bewertung, Entwicklung oder Forschung zu zeigen. Einerseits, um über die bevorzugte Lösung oder Aufgabe für eine bestimmte Rolle in einem Projekt zu berichten, und andererseits, um Hintergrundinformationen und notwendige Nachweise für ein Audit zu liefern, möglicherweise Jahre später.

Der Bericht bietet der Führung auch die Informationen und Optionen, die für Entscheidungsprozesse erforderlich sind. Meiner Meinung nach wäre dies eine weitaus bessere Nutzung der Zeit, die derzeit von Projektmanagern und Projektmitarbeitern für die Erstellung und Verteilung wöchentlicher und monatlicher Fortschrittsberichte aufgewendet wird.