Stronger Together: Rückblick auf die laufenden Projekte und Lessons Learned

Mit EU HNS geht ein weiteres EU-finanziertes Projekt zu Ende, und deshalb ist es für mich als Projektleiter wichtig, über unsere Erfolge und Mängel nachzudenken, Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und den Weg in Richtung künftiger Erfolge festzulegen. Diese Überprüfung bot uns eine einzigartige Gelegenheit, die Leistungen des letzten Projekts zu analysieren, Trends zu bewerten und einen strategischen Plan zu entwickeln, der auf die langfristigen Ziele künftiger Projekte ausgerichtet ist.
Der erste Schritt bei der Durchführung der Projektüberprüfung war die Bewertung der Leistungen der vergangenen Jahre. Dazu gehörten die Analyse der Finanzdaten, die Bewertung der wichtigsten Leistungsindikatoren und die Überprüfung der operativen und administrativen Prozesse und Arbeitsabläufe. Durch die Analyse dieser Daten erhielten wir wertvolle Einblicke in unsere Stärken und Schwächen und konnten Engpässe und Chancen für die weitere Gestaltung und strategische Entwicklung unserer Art multinationale Projekte zu verwalten, identifizieren.

„Stronger Together“ ist mein wichtigstes Prinzip im Projektmanagement. Projekte sind nur dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten aktiv beteiligt sind! VTCs und Fernarbeit kamen – ausgelöst durch Covid-19 – und werden bleiben. Aber – manche Projektaufgaben lassen sich einfach besser erledigen, wenn alle Mitglieder des Projektteams an einem Ort sind. Spontane Ideen, Zusammenarbeit, Teambildung, Projektabstimmung und andere Projektmanagementaufgaben sind einfach besser zu bewältigen, wenn alle Teammitglieder in der Nähe sind. Daher darf die Bedeutung von physischen Treffen nicht unterschätzt werden, z. B. ein physisches Kick-Off-Meeting. Diese Treffen werden seltener stattfinden, erfordern dann aber mehr Planung, eine gute Tagesordnung und Disziplin und ausreichende Zeit um die Ziele des Treffens zu erreichen und ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.
Während des Lessons-Learned-Prozesses war die Ressourcenzuweisung ein wichtiger Aspekt. Wir bewerteten die Projektbudgets, die Peronalressourcen und die technologischen Anforderungen. Regelmäßige Überprüfungen und Leistungsbewertungen halfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Projekt- und Teilnehmermanagement, Reiseplanung, Einkäufe und Medienunterstützung sind wichtige unterstützende Tätigkeiten, die nicht ausgelagert werden können. Andere Unterstützungsprozesse wie das Management des Veranstaltungsortes und der Transport sollten ausgelagert werden, damit die Manager für die Kerntätigkeiten frei bleiben.

Der Nutzen eines guten Swimlane-Diagramms im Projektmanagement liegt auf der Hand. Dabei werden die Projektaufgaben und -zuständigkeiten in horizontale Bahnen unterteilt, die in der Regel durch verschiedene Partner oder Abteilungen bearbeiet werden, und der Arbeitsfluss von Anfang bis Ende abgebildet. Durch die visuelle Darstellung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten wird ein Mehrwert für das Projektmanagement geschaffen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar sein und die Negativabgrenzung zu anderen Aufgaben und Verantwortlichkeiten muss im Voraus geklärt werden. Aus diesen Entscheidungen kann eine gute RACI-Matrix entwickelt werden, die Teil des Projekthandbuchs ist.
Um effektiv für die Zukunft zu planen, müssen wir mit den Trends Schritt halten und eine gründliche Projektmanagement-Analyse durchführen. Dazu gehören die Beobachtung von Trends, die Analyse neuer Strategien und die Bewertung der Auswirkungen technologischer Fortschritte. Die strategische Planung ist nicht vollständig, wenn nicht die notwendigen Maßnahmen zur Erreichung der gesetzten Ziele festgelegt werden. Eine funktionsübergreifende Teamstruktur, eine gemeinsame Sprache und klare Kommunikationskanäle müssen gestärkt werden, um eine gute Zusammenarbeit und die erwähnte Verantwortlichkeit zu gewährleisten: Gemeinsam sind wir stärker!